Verwerkersovereenkomst (DPA)

Versie 1.1 · 6 juli 2026

Partijen

1. De verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie (het "merk") die een account heeft op het platform Scoor je Kamp en via dat platform enquêtes uitzet, hierna "Organisatie".
2. De verwerker: Roukema Beheer B.V, handelend onder de naam Scoor je Kamp, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86823426, gevestigd te Kagerstraat 5F2, 2334 CP Leiden, hierna "Scoor je Kamp".

Artikel 1. Definities

1. Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerken", "betrokkene", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "subverwerker" en "inbreuk in verband met persoonsgegevens" hebben de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan geeft.
2. "Dienst": het online enquête- en feedbackplatform Scoor je Kamp, inclusief de enquêtebouwer, het verzamelen van reacties, de resultatenweergave, exports en de optionele kortingscodemodule en e-mailmodule.
3. "Respondentgegevens": alle persoonsgegevens van respondenten (zoals ouders en deelnemers) die via enquêtes van de Organisatie op het platform worden verzameld en opgeslagen.
4. "Hoofdovereenkomst": de gebruiksvoorwaarden dan wel het abonnement op grond waarvan de Organisatie de Dienst gebruikt. Deze verwerkersovereenkomst maakt daarvan onlosmakelijk deel uit.

Artikel 2. Onderwerp en duur

1. Scoor je Kamp verwerkt Respondentgegevens uitsluitend in opdracht en ten behoeve van de Organisatie, voor zover nodig om de Dienst te leveren. De Organisatie is en blijft verwerkingsverantwoordelijke; Scoor je Kamp is verwerker.
2. Deze overeenkomst geldt zolang de Organisatie een account heeft op het platform en eindigt automatisch wanneer alle Respondentgegevens overeenkomstig artikel 10 zijn verwijderd of geretourneerd.
3. De aard, het doel, de duur van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen zijn gespecificeerd in Bijlage 1.
4. De kosten van de verwerking zijn inbegrepen in de vergoeding voor de Dienst; Scoor je Kamp brengt voor de uitvoering van deze overeenkomst geen aparte kosten in rekening.

Artikel 3. Verplichtingen van Scoor je Kamp

Scoor je Kamp:

1. verwerkt Respondentgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Organisatie. Het gebruik van de Dienst zoals bedoeld (enquêtes bouwen, uitzetten, resultaten inzien, exporteren, kortingscodes en bedankmails versturen) geldt als die instructie. Buiten die instructies verwerkt Scoor je Kamp de gegevens niet, tenzij een Unierechtelijke of Nederlandse wettelijke bepaling dat vereist; in dat geval stelt Scoor je Kamp de Organisatie vooraf op de hoogte, tenzij die wetgeving dit verbiedt;
2. gebruikt Respondentgegevens nooit voor eigen doeleinden (niet voor marketing, niet voor profilering, niet voor de training van modellen zoals AI) en verkoopt of verhuurt ze nooit aan derden;
3. waarborgt dat personen die toegang hebben tot Respondentgegevens zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden;
4. treft de technische en organisatorische maatregelen beschreven in Bijlage 2 en houdt die in stand op een niveau dat past bij het risico, rekening houdend met de stand van de techniek;
5. meldt het de Organisatie onmiddellijk wanneer een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG of andere privacywetgeving;
6. houdt een register van verwerkingsactiviteiten bij zoals bedoeld in artikel 30 lid 2 AVG;
7. verleent op verzoek alle medewerking die redelijkerwijs nodig is om de Organisatie te laten voldoen aan haar verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, meldplicht datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging).

Artikel 4. Verplichtingen van de Organisatie

De Organisatie:

1. staat ervoor in dat zij een geldige grondslag heeft voor de verwerking van de Respondentgegevens en dat zij respondenten informeert zoals de AVG vereist (artikelen 13 en 14 AVG);
2. vraagt in enquêtes niet meer persoonsgegevens uit dan nodig en gebruikt de Dienst niet voor het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of geloofsgegevens), tenzij zij daarvoor zelf een uitdrukkelijke grondslag heeft;
3. gaat zorgvuldig om met inloggegevens en zorgt dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot haar omgeving;
4. is als verwerkingsverantwoordelijke het aanspreekpunt voor respondenten die hun rechten uit de AVG willen uitoefenen (zie artikel 6).

Artikel 5. Subverwerkers

1. De Organisatie geeft Scoor je Kamp een algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers voor onderdelen van de Dienst (zoals hosting en e-mailverzending).
2. De actuele lijst van subverwerkers staat openbaar op https://www.scoorjekamp.nl/subverwerkers en geldt als Bijlage 3 bij deze overeenkomst.
3. Scoor je Kamp legt aan iedere subverwerker via een overeenkomst dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst en blijft jegens de Organisatie volledig aansprakelijk voor de nakoming door subverwerkers.
4. Voornemens tot het toevoegen of vervangen van een subverwerker kondigt Scoor je Kamp minimaal 14 dagen vooraf aan op de subverwerkerspagina en per mail aan de beheerders van de Organisatie. De Organisatie kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken; partijen zoeken dan samen naar een redelijke oplossing. Wordt die niet gevonden, dan mag de Organisatie de Hoofdovereenkomst beëindigen vóór de wijziging ingaat.
5. Scoor je Kamp schakelt uitsluitend subverwerkers in die persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, tenzij aan de voorwaarden van hoofdstuk V AVG (doorgifte) is voldaan en de wijziging conform lid 4 is aangekondigd.

Artikel 6. Bijstand bij rechten van betrokkenen

1. Scoor je Kamp helpt de Organisatie, met passende technische en organisatorische maatregelen en voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar op grond van hoofdstuk III AVG). De Dienst voorziet daar deels al standaard in: individuele reacties zijn in te zien, te verbergen, definitief te verwijderen en te exporteren.
2. Ontvangt Scoor je Kamp rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan stuurt het dit zonder onnodige vertraging door aan de Organisatie en handelt het verzoek niet zelfstandig af, behalve om de betrokkene naar de Organisatie te verwijzen.

Artikel 7. Inbreuken in verband met persoonsgegevens (datalekken)

1. Scoor je Kamp informeert de Organisatie over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die (mogelijk) Respondentgegevens raakt zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, via mail aan de beheerders van de Organisatie.
2. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, de (categorieën en aantallen) getroffen betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld om de inbreuk te verhelpen en de gevolgen te beperken. Informatie die later beschikbaar komt, wordt nagestuurd.
3. Scoor je Kamp documenteert alle inbreuken en verleent de Organisatie redelijke medewerking bij haar eventuele meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. De beslissing om te melden ligt bij de Organisatie als verwerkingsverantwoordelijke; Scoor je Kamp meldt niet zelfstandig namens haar.

Artikel 8. Audits en verantwoording

1. Scoor je Kamp stelt de Organisatie op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, te beginnen met de openbare beschrijving van maatregelen op de pagina Beveiliging & privacy en Bijlage 2, en op verzoek een ingevulde beveiligingsvragenlijst. Scoor je Kamp reageert binnen tien werkdagen op zo'n verzoek.
2. De Organisatie mag maximaal eenmaal per jaar (of vaker na een inbreuk of gerechtvaardigde aanleiding) een audit laten uitvoeren, door haarzelf of een gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke deskundige, na minimaal 30 dagen aankondiging en tijdens kantooruren. De audit mag de dienstverlening aan andere organisaties en hun vertrouwelijkheid niet raken; ieder draagt de eigen kosten.

Artikel 9. Doorgifte buiten de EER

1. Scoor je Kamp verwerkt en bewaart Respondentgegevens uitsluitend binnen de EER; het platform en de database staan in Nederland.
2. Doorgifte naar een land buiten de EER vindt alleen plaats met de waarborgen van hoofdstuk V AVG (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen) en na aankondiging conform artikel 5 lid 4.

Artikel 10. Duur, beëindiging en verwijdering

1. Na beëindiging van de Hoofdovereenkomst, dat wil zeggen bij verwijdering van het account, wordt het account direct gedeactiveerd en zijn de gegevens niet langer toegankelijk. Scoor je Kamp bewaart de Respondentgegevens daarna nog maximaal 14 dagen, uitsluitend zodat een per ongeluk verwijderd account op verzoek kan worden hersteld, en verwijdert ze vervolgens definitief en onherstelbaar (inclusief kopieën), tenzij Unierechtelijke of Nederlandse wetgeving opslag vereist. Op verzoek bevestigt Scoor je Kamp de verwijdering schriftelijk. Het enkel opzeggen van een betaald pakket eindigt de Hoofdovereenkomst niet: het account blijft dan als gratis account bestaan en de gegevens blijven behouden totdat het account wordt verwijderd.
2. Vóór de verwijdering kan de Organisatie haar gegevens zelf exporteren (CSV); op verzoek helpt Scoor je Kamp kosteloos bij het veiligstellen van de data (retournering).
3. Gegevens in reservekopieën worden overschreven volgens het reguliere schema voor reservekopieën en zijn na afloop daarvan definitief verdwenen; reservekopieën worden niet gebruikt om verwijderde gegevens terug te halen, behalve bij herstel na een calamiteit. In dat geval wordt de verwijdering opnieuw uitgevoerd.
4. De verplichtingen uit artikel 3 lid 3 (vertrouwelijkheid) en artikel 11 blijven ook na beëindiging van kracht.

Artikel 11. Geheimhouding

1. Scoor je Kamp behandelt alle Respondentgegevens en alle vertrouwelijke informatie van de Organisatie als strikt vertrouwelijk, gebruikt die uitsluitend voor de uitvoering van de Dienst en deelt die niet met derden, behalve met subverwerkers conform artikel 5 of wanneer een wettelijke plicht daartoe dwingt.
2. Deze geheimhouding geldt niet voor informatie die al rechtmatig openbaar was of onafhankelijk van de Organisatie is verkregen.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

1. Voor de aansprakelijkheid van partijen geldt de regeling (inclusief eventuele beperkingen) uit de Hoofdovereenkomst.
2. De wettelijke verdeling van artikel 82 AVG blijft onverlet: ieder is aansprakelijk voor schade die door zijn eigen schending van de AVG of van deze overeenkomst wordt veroorzaakt.

Artikel 13. Slotbepalingen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden eerst in onderling overleg opgelost en anders voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.
2. Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst gaat, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, deze verwerkersovereenkomst voor.
3. Scoor je Kamp kan deze overeenkomst wijzigen wanneer wetgeving, rechtspraak of de Dienst daartoe aanleiding geeft. Materiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf per mail aangekondigd; het versienummer en de datum bovenaan deze pagina worden bijgewerkt. Eerdere versies zijn op te vragen via het contactformulier.

Bijlage 1. Specificatie van de verwerking

Onderwerp	Invulling
Aard en doel	Het hosten van enquêtes, het verzamelen en opslaan van reacties, het tonen van resultaten en statistieken, het exporteren van data (CSV) en, indien de Organisatie die modules gebruikt, het versturen van bedankmails en het uitgeven van unieke kortingscodes.
Categorieën betrokkenen	Respondenten van de Organisatie: ouders/verzorgers en deelnemers van kampen, activiteiten en evenementen; daarnaast de eigen beheerders van de Organisatie (accountgegevens).
Soorten persoonsgegevens	E-mailadres (alleen indien uitgevraagd of bij de kortingscodemodule), naam (optioneel), de antwoorden op enquêtevragen (inclusief vrije tekst die de respondent zelf intypt) en tijdelijk het IP-adres bij uitgifte van een kortingscode (misbruikpreventie, na 90 dagen automatisch verwijderd). Van beheerders: naam, e-mailadres en gehasht wachtwoord.
Bijzondere categorieën	De Dienst is er niet voor bedoeld en vraagt er niet om; zie artikel 4 lid 2.
Duur van de verwerking	Zolang de Hoofdovereenkomst loopt; na verwijdering van het account nog maximaal 14 dagen bewaard (herstelperiode) en daarna definitief verwijderd (artikel 10).
Locatie	Nederland (hosting en database bij TransIP); e-mailverzending binnen de EU. Zie de subverwerkerslijst.

Bijlage 2. Technische en organisatorische maatregelen

Toegang en authenticatie

• Wachtwoorden uitsluitend gehasht opgeslagen (bcrypt); minimumlengte afgedwongen.
• Snelheidslimieten op inloggen en wachtwoordherstel; gebruikers zijn niet af te leiden uit de foutmeldingen.
• Optionele tweestapsverificatie (TOTP, via een authenticator-app) per beheerdersaccount.
• Sessievernieuwing bij inloggen, invalidatie bij uitloggen en bij wachtwoordwijziging; sessiecookies met secure/httponly/samesite.
• Strikte scheiding tussen de omgevingen van organisaties (isolatie per organisatie op meerdere lagen, met expliciete eigendomscontroles op gevoelige pagina's).
• Platformbeheer gescheiden van organisatiebeheer; toegang tot productiesystemen beperkt en uitsluitend via verbindingen die met SSH-sleutels zijn beveiligd.

Versleuteling en netwerk

• Alle verbindingen via HTTPS/TLS, met redirect van http naar https en HSTS.
• Moderne beveiligingsheaders die clickjacking tegengaan, het raden van bestandstypen blokkeren en het lekken van herkomst en gevoelige browserfuncties beperken.

Applicatie

• Invoervalidatie per vraagtype; maximale lengtes op velden voor vrije tekst.
• Consequent onschadelijk maken van uitvoer (bescherming tegen XSS) en bescherming tegen CSRF op alle formulieren.
• Botbescherming op publieke inzendingen (honeypot en versleuteld tijdtoken) en snelheidslimieten.
• Uploads beperkt tot veilige rasterformaten; exports naar CSV beschermd tegen injectie van formules.
• Actuele frameworks en afhankelijkheden; periodieke controle van afhankelijkheden en beveiligingsscan.

Continuïteit en organisatie

• Reservekopieën elk uur via de Nederlandse hostingprovider; die reservekopieën blijven in Nederland.
• Geen secrets in versiebeheer; productie zonder debuginformatie; afgeschermde systeempaden.
• Dataminimalisatie als uitgangspunt: alleen opslaan wat nodig is; IP-adressen bij kortingscodes na 90 dagen automatisch verwijderd.
• Auditlog van beheeracties en beveiligingsgebeurtenissen (zoals in- en uitloggen en mislukte inlogpogingen), geverifieerde uitgaande e-mail (SPF, DKIM en DMARC).
• Register van verwerkingsactiviteiten; interne procedure voor datalekken (detectie, beoordeling en melding conform artikel 7).

De actuele, uitgebreidere beschrijving staat op de pagina Beveiliging & privacy. Scoor je Kamp mag maatregelen aanpassen aan de stand van de techniek, mits het beveiligingsniveau gelijk blijft of verbetert.

Bijlage 3. Subverwerkers

De actuele lijst van subverwerkers, inclusief vestigingsplaats, rol en waarborgen, staat op https://www.scoorjekamp.nl/subverwerkers en maakt integraal deel uit van deze overeenkomst. Wijzigingen verlopen volgens artikel 5.

Verwerkersovereenkomst Scoor je Kamp · versie 1.1 · 6 juli 2026. Vragen? Neem contact op via het contactformulier.